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Mapa de procesos

Presenta a la Comunidad Universitaria y partes interesadas los procesos que conforman la gestión de la Universidad, desde lo estratégico, misional, de apoyo, especiales y de evaluación, así mismo, los componentes que permiten especificar las características de cada uno de ellos y los aspectos transversales que se relacionan entre sí para lograr la calidad permanente en la gestión.

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Plan de Acción

Plan de Acción 2018

Ruta UN de la Calidad

Las instituciones deben considerar el aseguramiento de los niveles de calidad de manera continua en sus productos y servicios, asi como demostrar la capacidad para planificar, soportar y entregar de manera conforme, con el fin de satisfacer sus objetivos, a sus usuarios y partes interesadas

Más información

Gestión del proceso

La consolidación y el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia se alcanza si la Gestión por procesos es parte inherente en la planificación, funcionamiento y evaluación de las actividades diarias que se desarrollan en cada una de las áreas que conforman la estructura organizacional de la institución y que articuladas por procesos permiten una gestión dirigida hacia la mejora continua.

De esta manera, tener presente la gestión basada en procesos radica en que los resultados se alcanzan con mayor eficiencia cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso integral, con un objetivo común y un impacto institucional, a diferencia de una gestión funcional donde se trabaja por áreas con una definición clara de la jerarquía y se concentra la atención en el resultado de las actividades individuales o por área. Al adoptar un enfoque de gestión por procesos, no se elimina la estructura funcional pero si se concentra la atención en el resultado del proceso y en la manera en que estos aportan valor a los usuarios.

Así mismo, la puesta al día en cada uno de los componentes del Sistema Integrado de Gestión fortalece una cultura de mejoramiento continuo, incorpora el uso de herramientas adecuadas para la planeación, seguimiento y autoevaluación de la gestión, promueve la calidad, transparencia y las buenas prácticas en la gestión pública, satisface las necesidades de los usuarios a través de la calidad de los servicios, atiende requerimientos normativos vigentes y evaluaciones de órganos de control internos y externos.

Caracterizaciones de Proceso

Estratégicos

Están vinculados al entorno de la alta dirección, se refieren a los procesos como se planifica, establece políticas y estrategias, se establecen objetivos, provisión de comunicación, revisiones por la dirección y demás directrices que fijan el rumbo de la Universidad Nacional de Colombia.

Misionales

Son aquellos que permiten cumplir la misión y los objetivos para el cual fue creada la Universidad Nacional de Colombia, al desarrollo de la prestación del servicio. La cadena de valor de la Universidad se identifica en la línea de procesos misionales.

Apoyo

Brindan soporte suministrando recursos, servicios e información para el cumplimiento de la misión institucional y del funcionamiento a los procesos misionales.

Especiales

Corresponde a los procesos que por su naturaleza no se incluyen dentro del alcance del Sistema Integrado de Gestión, pero atienden los lineamientos del SIGA para su sostenibilidad y mantenimiento propios (Seguridad social en Salud, Fondo Pensional).

Evaluación

Procesos necesarios para medir y recopilar los datos insumo para el análisis del desempeño institucional, a partir de los cuales se plantea el mejoramiento continuo. Dentro de estos procesos se incluyen actividades de auditoría interna.

Terminología

  • Calidad: “Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”
  • Caracterización de procesos y servicios: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.
  • Gestión: “Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad”.
  • Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe y especifica el Sistema integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia.
  • Parte interesada: “Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad.”
  • Política de la calidad de una entidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad.
  • Sistema Integrado de Gestión (SIG): “Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros).”
  • Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional - “SIGA”: Sistema de Gestión de la Universidad Nacional.
  • Normograma: “Es un instrumento que le permite a las entidades delimitar su ámbito de responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las actuaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes públicos y soportar sus planes, programas, procesos, productos y servicios.”
  • Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Una salida de un proceso generalmente es la entrada de otro. Procedimiento: Documento que describe la forma específica de llevar a cabo un proceso y las características de la misma, definen él quien hace que, como, porque, cuando y donde.

Reglamentación

  • Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” y los Decretos que la reglamenten.
  • Decreto 943 de 2014. “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI”.
  • Decreto 1443 de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)”
  • Decreto 2573 de 2014. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea, se reglamenta parcialmente la ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones”.
  • Decreto 1377 de 2013. “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.
  • Ley 1581 de 2012. “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
  • Ley 19 de 2012. “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.
  • Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública - Plan anticorrupción y atención al ciudadano”.
  • Decreto 2482 de 2012. "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión" (por la cual se adopta el Modelo Integrado de planeación y Gestión)
  • Directiva presidencial 4 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. • Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
  • Decreto 4485 de 2009.” Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”.

Representante de la Dirección

  • Acuerdo 113 de CSU de 2013: Atribuye funciones a la Vicerrectoría en el Articulo 4 “Vicerrectoría general”, literal
    • Formular políticas en materia de desarrollo organizacional, personal académico y administrativo, bienestar, gestión de calidad, e informática y comunicaciones, para consideración del cuerpo colegiado correspondiente.
    • Literal 2. Orientar y coordinar la ejecución de las políticas de su competencia en los diferentes niveles de la Universidad.
  • Resolución de Rectoría 464 de 2014: Por la cual se establece la estructura interna de la Vicerrectoría General y se determinan sus funciones;
    ARTÍCULO 8. Las actividades correspondientes a gestión de calidad, incluyendo las relacionadas con gestión ambiental y el Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias, serán responsabilidad de la Vicerrectoría General, quien dispondrá de lo necesario para el cumplimiento de los objetivos trazados sobre la materia.
  • Resolución de Rectoría 1602 de 2014: Por la cual se otorga la denominación para el Sistema de Gestión en la Universidad Nacional de Colombia, se crea su Comité y se dictan otras disposiciones; ARTÍCULO 2. Crear el Comité para el Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia - SIGA, el cual quedará integrado de la siguiente manera:
    • El Vicerrector General, quien lo presidirá.
    • El Vicerrector Académico, quien presidirá en ausencia del Vicerrector General.
    • El Vicerrector de Investigación. • El Gerente Nacional Financiero y Administrativo.
    • El Director Nacional de Planeación y Estadística, quien ejercerá la Secretaría Técnica.

Funciones y Responsabilidades
La matriz de asignación de responsabilidades o Matriz RACI, asigna el ROL a una actividad dada, considerando las siguientes variables:

    • R: Responsable de Ejecución
    • A: Autoridad
    • C: Consultado
    • I: Informado En la Universidad Nacional de Colombia se establecen las funciones y responsabilidades mediante resolución expedida por la Rectoría y que se puede resumir como se muestra en la tabla XX “Matriz de responsabilidades”.

Comunicación de calidad

La Universidad Nacional de Colombia ha definido la comunicación como un elemento estratégico en su desarrollo y consolidación institucional, lo que implica información permanente sobre todas las acciones, estudios, investigaciones, avances y demás hechos que se generan institucionalmente. En desarrollo de lo anterior se realiza: Comunicación de la Información y Comunicación Organizacional.

Componentes de calidad

Gestión documental

Elemento que es administrado mediante la herramienta Softexpert Módulo Documentos en en cual se encuentran los documentos de los procesos de la Universidad Nacional de Colombia (Manual, procedimientos, instructivos, formatos).

Para realizar una solicitud de reporte de falla en la prestación del servicio se debe diligenciar el formato U-FT-11.005.004 version 3 Formato solicitud documental, el documento diligenciado debe ser remitido a al correo pmejorai_farbog@unal.edu.co

Solicitud Documental

Para consultar los documentos debes ingresar a la aplicación Softexpert, con el siguiente usuario y contraseña:
usuario: consulta_nacional o consulta_bogota
contraseña: publico
Ingresar al módulo de documentos por item consulta acorde a la sede y macroproceso relacionado.

Gestión del Riesgo

Los procesos identifican aquellos eventos que pueden entorpecer el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de metas a través de la construcción del mapa de riesgos, en el cual se identifican sus causas, consecuencias , valoración , control, evaluación y planes de tratamiento con el fin de establecer acciones para reducir y/o mitigar los riesgos críticos identificados.

Política de la Gestión del Riesgo año 2016-2018

La Universidad Nacional de Colombia, comprometida con la calidad de la educación superior en el país, desarrolla una metodología para la gestión del riesgo que permite identificar, valorar, controlar y monitorear de manera sistemática los riesgos que interfieren en el logro de los objetivos institucionales, estableciendo acciones y controles para la gestión de aquellos de mayor probabilidad e impacto, lo cual permite fortalecer el desempeño de los procesos y la transparencia en la gestión Institucional.

Gestión del Servicio

Conjunto de actividades encaminadas a fortalecer la gestión de los procesos y la prestación del servicio, tomando diferentes fuentes para su documentación (hallazgos de auditoria, análisis de datos, desempeño del proceso, quejas y reclamos, resultados de encuestas de satisfacción, entre otros)

Política

La Universidad Nacional de Colombia está comprometida a prestar servicios de docencia, investigación, extensión y de gestión académico-administrativa con calidad, mediante la incorporación de la excelencia como hábito en sus servidores públicos, para el cumplimiento de sus propósitos misionales y la satisfacción de sus usuarios internos y externos.

Los procesos de la Universidad han definido como instrumento el portafolio de servicios a través de sus respectivas páginas web. Como parte del mejoramiento de la gestión se ha definido la estrategia de Fallas en la Prestación del Servicio, con el fin de registrar las fallas presentadas a nivel interno y las acciones tomadas para su respectiva solución por parte de los funcionarios en los procesos de investigación, extensión, formación, bienestar universitario y servicios bibliotecarios en la Sede Bogotá.

Para realizar una solicitud de reporte de falla en la prestación del servicio se debe diligenciar el formato U-FT-15.001.004 Formato identificación y control de fallas en la prestación del servicio ( Lo anexo) el documento diligenciado debe ser remitido a al correo pmejorai_farbog@ unal.edu.co

Construcción de Planes de Mejoramiento:

Se realizan con acompañamiento del lider de calidad de la Facultad, diligenciando las herramientas correspondientes:

Evaluación de la Gestión

Como mecanismos de autoevaluación del Sistema Integrado de Calidad se encuentran: